Matrica upravljanja vremenom: Na najbolji način iskoristite svoje vrijeme

'Planovi su ništa; planiranje je sve. ' - predsjednik Dwight D. Eisenhower



Izvor: rawpixel.com



Svaki dan dobivate 24 sata, a stručnjaci vam kažu da biste njih 8 trebali provesti spavajući. Ostaje 16 punih sati da se obavi sve što treba. Pa, zašto se uvijek čini kao da NIKADA nema dovoljno sati u danu? Odgovor na tu dilemu leži u tome kako upravljate svojim vremenom. Jedna isprobana i dokazana, ali jednostavna strategija koju možete upotrijebiti je matrica upravljanja vremenom. Dizajniran je kako bi vam pomogao da odredite prioritete u odgovornostima kako biste ih mogli proći sa što manje stresa.

Međutim, matrica upravljanja vremenom nije čarobni gumb. Neće vam dodati više sati na dan, niti će vam pružiti nadljudsku brzinu da svoje poslove dovršite s vremenom. Također neće sve ostale dovesti u trans dok ne uzimate vremena radeći na svojim zadacima bez ometanja - nije TO TA vrsta matrice! Ono što je sjajno u njemu jest da može raditi za svakoga, ali postoje određeni stavovi i vještine koje ćete trebati razviti kako biste osigurali da to funkcionira i za vas.



Za početak ćemo objasniti kako sama matrica i njezina povezanost s 34. predsjednikom Sjedinjenih Država. Nastavit ćemo ističući prednosti matrice i dajući vam nekoliko korisnih uputa kako najbolje iskoristiti matricu kako biste izvršili svoj popis 'Obaveza'!

Što je matrica upravljanja vremenom?



Izvor: pixabay.com

Matrica upravljanja vremenom često se naziva 'Eisenhower-ova matrica', 'Eisenhower-ov okvir' ili 'Eisenhower-ova matrica odlučivanja'. To je zato što je predsjednik Dwight 'Ike' Eisenhower (1890. - 1969.) zaslužan za njegovo stvaranje i navodno ga je koristio tijekom svog predsjedništva. Drugo ime često povezano s popularizacijom matrice je Stephen Covey (1932.-2012.). Bio je pedagog, autor i poslovni čovjek koji je nadahnjivao druge svojim idejama o učinkovitosti i vodstvu. Covey raspravlja o korisnosti Eisenhowerove matrice u svojoj knjizi '7 navika visoko učinkovitih ljudi'.

Eisenhowerova matrica kvadrat je podijeljen u četiri kvadranta ili manja kvadrata (dva na vrhu i dva na dnu). Koristi četiri naljepnice: važno, nevažno, hitno i hitno. Oznake koje se preklapaju za svaki kvadrant rezultiraju sljedećim rasporedom.



  • Prvi kvadrant (gore lijevo) - važno i hitno
  • Drugi kvadrant (gore desno) - važno, ali ne i hitno
  • Treći kvadrant (dolje lijevo) - hitno, ali nije važno
  • Četvrti kvadrant (dolje desno) - nije hitno i nije važno

Često brkamo ono što se podrazumijeva pod izrazima „važno“ i „hitno“, misleći da su isti. Matrica upravljanja vremenom čini razumijevanje razlike među njima nužnom. Te su dvije riječi odgovorne za prenošenje matrice, osim što je to jednostavna shema upravljanja vremenom, gdje samo navodite aktivnosti koje želite pokriti u zadanom razdoblju.

Važno: Ove su stavke ključne za postizanje postavljenog cilja. Smatrate ih vrlo značajnima, bilo osobno bilo nekome do koga vam je stalo.



Hitno:Te je predmete potrebno odmah obaviti, obično jer će njihovo odgađanje imati trenutne posljedice na druge predmete ili područja vašeg života.

Matricu dopunjavate dodavanjem svakog svog zadatka u kvadrant na temelju kombinacije naljepnica koja mu NAJBOLJE odgovara. Odmah možete vidjeti kako vas matrica upravljanja vremenom prisiljava na uvid, ne samo na sve stvari koje morate učiniti već i na to kako ih gledate, u pogledu relevantnosti i potražnje za vašim vremenom.



Prvi kvadrant: važan i hitan

Ovaj segment Eisenhowerove matrice sadrži zadatke kojima ste stavili najveći prioritet. To su oni poslovi koji se ne mogu odgoditi za kasnije i moraju se odmah pohađati. Predmeti ovdje mogu sadržavati brzo približavanje roka za klijenta ili vašeg šefa. Ostali mogu biti:



sanjati o pljački
  • Hitna medicinska pomoć
  • Obiteljska kriza
  • Last-minute pripreme za događaj

Te su odgovornosti najčešće one koje ne možete prenijeti nikome drugome, a morate se pobrinuti za sebe. Čak i ako ih možete povjeriti, morat ćete osobno nadgledati detalje njihova dovršenja.

U idealnom svijetu, u kojem ste stalno u toku sa svojim zadacima, a nikad nema hitnih slučajeva, Kvadrant Jedan bio bi prazan! Svi, međutim, znamo da to nikad nije slučaj. Dakle, praktično, Quadrant One predmeta ne smije biti više od pregršt. Držanje Kvadranta Jedan minimalnim vrši se stalnim radom na stvarima iz Kvadranta dva. Pritom će vam biti manje stresno ako morate prilagoditi matricu i preokrenuti stvari jer se pojavi nešto što ima prednost nad svim ostalim.

Izvor: rawpixel.com

Također, previše stavki u prvom segmentu vaše matrice upravljanja vremenom može biti pokazatelj da imate previše na tanjuru ili ste odgrizli više nego što možete žvakati. Odvojite trenutak da objektivno pregledate svaki svoj unos u kvadrantu Jedan. Moguće je da bi neki od njih trebali biti u kvadrantu dva ili kvadrantu tri - ne baš toliko važni ili hitni kako ste prvotno mislili.

Ako je vaš Kvadrant jedan uvijek prenatrpan, možda ćete trebati odustati od nekih svojih odgovornosti kako biste osigurali da vaše zdravlje i zdrav razum ne nagrize brda hitnih i važnih stvari koje morate učiniti.

Kvadrant dva: važan, ali ne i hitan

Ovdje ćete smjestiti stavke koje su srednjeročno i dugoročno značajne - stvari s kojima se možete odlučiti rješavati samo pomalo. Kvadrant dva pokazao se vrlo korisnim kad je riječ o strategiji ili planiranju za budućnost. Ti poslovi zaslužuju priličan dio vaše pažnje (to je, uostalom, zašto ih označavate kao važne!) Njihovo dovršenje, međutim, nije stvar velike nužde. U konačnici, ciljate na to da većina vaših zadataka padne u Drugi kvadrant.

Ovaj segment vaše matrice upravljanja vremenom mogao bi biti rezerviran za aktivnosti koje pridonose vašem ukupnom blagostanju - vašem fizičkom, mentalnom i emocionalnom zdravlju. Stvari poput vježbanja, zakazivanja vremena odmora ili kvalitetnog provođenja vremena s obitelji i prijateljima. Drugi mogući kvadrant Dvije stavke uključuju:

  • Tečajevi
  • Profesionalni razvoj
  • Priprema za događaj
  • Pratite vijesti
  • Vrijeme utrošeno na planiranje

Kad je to moguće, delegiranje odgovornosti i korištenje timskog rada dva su vrlo dobra načina za rješavanje dva kvadranta. Dakle, također je važno posvetiti vrijeme svojim aktivnostima Kvadrant dva iako nisu od krajnje žurnosti. Ako vam postane navika odgađati ih, tada postoji vrlo stvaran rizik da se ti predmeti prenesu u vaš kvadrant jedan i stresiraju vas.

Brzi primjer uvijek odgađa profesionalni razvoj dok iznenada ne shvatite da je vaš posao spreman jer niste uspjeli nadograditi svoje kvalifikacije i biti u toku s razvojem u vašem području stručnosti. Tečajevi otkazivanja, brzi popravci i to što morate uvjeriti svog šefa da zapravo radite profesionalnom razvoju kao važnom i težit ćete poboljšanju, nagomilat će se samo na stresu.

Treći kvadrant: hitno, ali nije važno

Stavke u kvadrantu tri obično se smatraju smetnjama ili prekidima koji vas ometaju u obavljanju poslova u kvadrantima jedan i dva. Pojavljuju se s osjećajem hitnosti, poput zvonjave vašeg telefona, ali nisu nužno važni. Kvadrant Tri unosa sadržavat će:

Izvor: rawpixel.com

  • Neki sastanci
  • Neki telefonski pozivi
  • Neki e-mailovi

Ispunjavanje kvadranta tri može biti nezgodno i svodi se na vaše razumijevanje važnog u odnosu na hitno.

Dobar primjer onoga što ovdje ide je onaj treći trosatni sastanak odjela za mjesec na kojem znate iste probleme kao i prije, a bit će ponovno izmijenjeni. Kad završi, svi će se vratiti poslu kao i obično. Smatrate da sastanak nije važan, ali vaš šef to sigurno čini, pa je vaše postojanje hitno - ne možete ga odgoditi.

Kada su u pitanju stavke u kvadrantu tri, prijeđite na delegiranje što više njih. Možda ćete i dalje morati provjeriti napredak bilo koje stavke koju ste delegirali kako biste bili sigurni da je to učinjeno učinkovito i djelotvorno. U suprotnom, moglo bi vam se vratiti s još većom hitnošću nego što je prvotno traženo.

Nadalje, odgovornosti koje prenosite ne moraju biti na stvarnoj osobi. Na primjer, možete se osloniti na glasovnu poštu kako bi prihvatili neke od vaših telefonskih poziva dok se bavite važnim pitanjima Kvadranta jedan i dva. Kasnije, kada niste toliko zauzeti, možete pregledati poruke da biste saznali o čemu se radi i riješiti svaku od njih po potrebi, možda uzvraćanjem poziva.

Četvrti kvadrant: nije hitno i nije važno

Ako marljivo ispunite prva tri kvadranta svoje Eisenhowerove matrice, tada ćete možda biti ugodno iznenađeni brojem stvari koje na kraju prebacite u Četvrti kvadrant! Ti su predmeti uglavnom loše, neproduktivne navike koje nisu ni važne ni hitne. Skloni su vam pretrpati dan i ne čine vam ništa više nego što vam smetaju u izvršavanju važnih zadataka, hitnih ili oboje.

anđeo broj 717 blizanački plamen

Stvari poput stalne prijave na vaše račune na društvenim mrežama i:

  • Gledajući televiziju satima na kraju
  • Besciljno surfanje webom
  • Telefonski razgovori usredotočeni na tračeve

Ovi gubitelji vremena često se pretvaraju u hitne - na primjer, upozorenje na vaš telefon, ali nikad nisu važne. Smještanje u kvadrant četiri vaše matrice upravljanja vremenom prvi je korak u oslobađanju od njih. Vaše se vrijeme može puno bolje potrošiti na stvari u ostala tri kvadranta - stvari za koje ste smatrali da imaju neku mjeru važnosti ili hitnosti.

Naravno, pronalaženje vremena za opuštanje i opuštanje uvijek je važno i ponekad može postati hitno. Međutim, rutinsko bavljenje trivijalnim i neproduktivnim potragama vrsta je koju biste trebali pokušati ukloniti iz svojih svakodnevnih aktivnosti.

Učinkovito korištenje vaše matrice upravljanja vremenom

Činite to redovito

Ne postoji strogo pravilo koliko često trebate pisati matricu upravljanja vremenom. To će ovisiti o vašim okolnostima, radnom opterećenju i prirodi zadataka koje morate izvršiti. Neke osobe smatraju da je pregled i ažuriranje matrice na tjednoj osnovi za njih praktičan. Drugi radije rade na tome svakodnevno, brišući i dodajući zadatke po potrebi. Koji god interval odabrali, pokušajte odvojiti određeno vrijeme za rad na vašoj matrici, jer će to pomoći da se to učini gotovo.

Izvor: pixabay.com

Zapisati

Što se tiče planiranja, uvijek je dobra navika zapisivati ​​stvari, bilo olovkom i papirom ili na računalu, tabletu ili telefonu. Sam čin pisanja, zajedno s vizualnom matricom koju stvarate, pomažu u razvoju vaših misaonih procesa dok razvrstavate zadatke. Dobro je držati matricu upravljanja vremenom na mjestu gdje ćete je često vidjeti - početni zaslon na računalu ili strateški postavljena papirnata kopija dobro funkcioniraju.

Matrica upravljanja vremenom trebala bi učiniti više nego što vam pomaže u izvršavanju vaših zadataka. To je također način da se povučete i stavite perspektivu u način na koji gledate na sve stvari koje želite obaviti. U tome vam pomaže fizičko zapisivanje matrice.

Dodajte detalje

Pojedinosti koje dodate u svoju matricu smatrajte prvim korakom u rješavanju svakog od vaših zadataka - svojevrsnog plana napada. Dok svaki zadatak smještate u Eisenhowerovu matricu, možete razjasniti svoje izjave, dodati bilješke, razbiti veliki posao na manje, a zatim dodati odvojena vremena postignuća za one.

Budite fleksibilni

Vaša matrica upravljanja vremenom nije bačena u kamen. Neočekivani događaji koji su možda važni ili hitni mogu se pojaviti u bilo kojem trenutku i izbaciti vaše pažljivo postavljene planove izvan rasporeda. Možda ćete primijetiti da se stavke mijenjaju, skačući iz jednog kvadranta u drugi.

Na primjer, možda ste posao s dalekim rokom postavili u Drugi kvadrant (važno, ali ne i hitno). Ako okolnosti dovedu do toga da ga uopće ne možete pohađati ili onoliko koliko biste željeli, mogli biste ustanoviti da vam se rok iznenada nadvija nad glavom s još uvijek malo posla. To znači da ćete taj posao morati pretvoriti u Quadrant One (važan i hitan) kako biste osigurali da se ispoštuje njegov rok.

što znači 355

6 Prednosti upotrebe matrice upravljanja vremenom

  1. Naučite odrediti prioritete: Sposobnost prepoznavanja važnih stvari i razlikovanja od nebitnih smetnji oko vas neprocjenjiva je vještina. Dok radite s matricom upravljanja vremenom, vidjet ćete da određivanje prioriteta postaje intuitivnije. Odnosno, možete brzo procijeniti zadaće u odnosu na njihovu relevantnost i hitnost, a zatim svoj pristup prilagoditi njima.
  2. Postajete organiziraniji:Eisenhowerova matrica dodaje red načinu na koji se bavite svojim odgovornostima. Dakle, umjesto da radite slučajno, znate koji bi poslovi prvo trebali biti obavljeni, a koje možete rasporediti na određeno vrijeme.
  3. Naučiš otpustiti:Nisu samo distrakcije naučene otpustiti se oslanjajući se na svoju matricu upravljanja vremenom koja će vas voditi u izvršavanju vaših zadataka. Također naučite shvaćati kada više ne možete preuzeti nikakve odgovornosti i kada je vrijeme da neke svoje zadatke prenesete na druge.
  4. Naučite samodisciplinu:Samodisciplina svjesno preuzima kontrolu nad vašim ponašanjem. Uključuje veću koncentraciju na pozitivne akcije dok se odričete negativnih. Ova osobina prirodno raste iz prve tri blagodati matrice: davanje prioriteta, organiziranje i izbjegavanje ometanja.
  5. Postižete više:Ako se organizirate i izbjegavate gubljenje vremena, trošite više vremena na ono što je važno, radeći na popisu obveza mnogo brže. Tih se 16 sati u vašem danu odjednom ne čini baš tako kratko!
  6. Manje ste pod stresom:Često velik dio stresa koji doživimo dolazi od previše posla odjednom i osjećaja kao da ne možemo posvetiti dovoljno vremena svakoj aktivnosti. Pomoću matrice upravljanja vremenom počinjete biti u skladu sa svojim zadacima i poštivanjem rokova, čime eliminirate velik dio stresa.

Izvor: rawpixel.com

Neke osobe mogu marljivo implementirati radni list upravljanja vremenom, poput matrice, sve same. Za druge je, međutim, mali savjet i smjernica obučenog stručnjaka savršen katalizator za početak. Imate li problema s kroničnim odugovlačenjem, ako ste uporno loše organizirani ili vam neprestano ometaju stvari 'Nije važno i nije hitno' u životu? Što ranije zatražite pomoć, prije ćete moći uočiti razliku koju matrica upravljanja vremenom može učiniti za vas.